¿Qué es la factura electrónica? -

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Términos relevantes

FACE: es la web donde se registran todas las facturas electrónicas de la administración pública, para identificar la administración concreta destinataria de la factura existen unos códigos que proporciona ésta y que deben introducirse en OvalWeb, se les conoce como DIR3.
Certificado digital: es un fichero informático único, proporcionado por una entidad superior como la administración, policía, etc. En líneas generales, es un ‘software’ instalado normalmente en el navegador que permite 2 cosas: firmar documentos e identificar al propietario. Sus consecuencias legales se pueden resumir en dos aspectos: Puede acreditar digitalmente su identidad, y puede firmar legalmente un documento.
AutoFirma: es una aplicación de firma realizada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Su principal objetivo es ofrecer al usuario un sistema de firma en el que éste pueda firmar cualquier tipo de documento de manera sencilla. El usuario indica qué fichero quiere firmar y la aplicación escoge automáticamente el formato de firma qué debe aplicar, liberando así, al usuario de cualquier duda técnica.

Antes de empezar

Si desea presentar facturas a una administración pública, debe asegurarse de cumplir los siguientes requisitos:

Debe tener un certificado instalado en su ordenador, además éste, debe estar en vigor, recuerde que los certificados digitales caducan.
Debe tener correctamente instalado la aplicación AutoFirma.
Debe tener los códigos DIR3 del destinatario de la factura. Estos campos se rellenan desde la ficha de cliente, por los que tendremos que seleccionar el cliente al que facturamos y desde el apartado Factura-e de la ficha del cliente, introducimos los tres roles (Órgano Gestor, Unidad Tramitadora, Oficina Contable) con sus datos correspondientes.

Exportar una factura a Factura-e

En OvalWeb, menú Ventas -> Facturas y entre a visualizar la factura que desea exportar. Una vez en la pantalla de visualización de la factura, en la parte inferior pincharemos sobre el botón verde con el texto ‘Factura-E’ para exportar la factura. Se descargará un fichero que dependiendo de su navegador puede que le pregunte donde desea guardarlo.

Firmar su factura

Abra su programa de AutoFirma, pinche y arrastre su factura para soltarla dentro del programa AutoFirma. Aparecerá una pantalla de selección de certificado, una vez elegido deberá insertar su clave de firma. Tras unos segundos el programa AutoFirma le habrá generado un nuevo fichero (en el mismo lugar donde está su factura) copia del original y firmado digitalmente con su certificado. Este nuevo fichero (acabado en xsig) es el que debe presentar en FACE.

Presentar su factura firmada

Una vez tenemos el fichero firmado, debemos dirigirnos al portal FACE y en sección ‘Enviar Factura’, rellenar los campos, y pulsar en validar/Enviar. Este proceso valida que el fichero cumple con la normativa Factura, y hace uso de toda la infraestructura JAVA del navegador/ordenador del cliente para enviar encriptada toda la información.